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個人情報保護方針

個人情報保護方針

近年における情報処理技術の著しい進展は、情報システムを利用して個人情報の大量かつ迅速な情報処理を可能としており、個人情報保護の重要性は、高度情報化社会の発展に向け益々高まっています。

このため、弊社では個人情報保護の重要性の認識を高め、適切な利用および保護を常に心がけ、お客様の信頼と社会的信用を高めるため、経営理念と自ら定めた行動規範に基づき、以下の遵守項目を定め、役員および従事者がこの方針を理解し行動することを宣言します。

1.個人情報の取得・利用・提供

弊社は、情報処理サービスを全国で生業としており、自らの事業の用に供する全ての個人情報の取得にあたって、その利用目的を明らかにし、弊社の正当な事業の範囲内で適法かつ適切な手段により取得を行います。また、取得した個人情報は、利用・提供も適切に取り扱います。

2.法令・国が定める指針・規範の遵守

個人情報保護法および弊社の事業領域に関連のある、個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範等を遵守します。

3.漏洩・滅失・毀損の防止および是正

取り扱う個人情報に関するリスクを十分に分析および認識し、個人情報の漏洩、滅失または毀損の防止を行います。また、これらの事態が発生するリスクを察知した際には、迅速な是正処置を講じます。

4.苦情および相談への対応

個人情報を取得させていただく皆様のご意見および苦情については、取得時に提示する書面、弊社HP等に苦情および相談の窓口を明示し、適切に対応します。

5.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

個人情報保護マネジメントシステムを確立し、実施し、維持し、個人情報保護に関する社会情勢を十分考慮し、その水準を継続的に改善します。

制定 2001年1月5日
改定 2005年4月1日
改定 2006年 12月1日
富士ゼロックスシステムサービス株式会社
代表取締役社長 勝丸 泰志

個人情報の取扱いの具体的事項

富士ゼロックスシステムサービス株式会社(以下、弊社と総称します)では、お客様、お取引先様を始めとする、弊社に個人情報を提供されるすべての方(以下、ご本人と総称します)の個人情報(以下、個人情報といいます)を適切に保護することが個人情報取扱事業者としての重要な責務であると認識し、その取扱い方針を以下のとおり定め、個人情報の保護に努めます。

個人情報保護管理者 清沢 倫久

1.個人情報の取得について

弊社は、ご本人から個人情報をご提供いただく場合には、その個人情報を利用する目的(以下、利用目的といいます)をあらかじめ明示いたします。

個人情報の利用目的

(1)弊社では、次の目的で個人情報を利用させていただくことがあります。
  1. ご本人からのお問い合わせ・ご依頼に対応するため
  2. ご購入された弊社商品・サービスに関するトラブル相談、アフターサービスをご提供するため
  3. ご購入された弊社商品・サービスに関するアフターサービス・サポート情報、ならびに新商品・新サービスおよび各種キャンペーンに関する情報をお知らせするため(新商品・新サービスおよび各種キャンペーンに関する情報をお知らせする場合には、事前にご本人のご了解をいただきます)
  4. ご注文・ご依頼に基づいて、ご注文商品、サポート品(CD-ROM、取扱説明書)、カタログ等を発送するため
  5. 商品・サービスの品質や接客対応の改善のため(この場合には、ご本人を識別できない状態[統計資料等]で利用いたします)
  6. 弊社商品・サービスや接客対応に対するご意見やご感想をおうかがいするため
  7. ご本人からお問い合わせ窓口へのお申出内容を正確に記録するため
  8. お問い合わせ・ご依頼内容を記録することで、再度お問い合わせ窓口をご利用いただく場合に、正確かつ迅速なサービスを提供するため
  9. 上記の他、ご本人にお知らせし、ご同意いただいた目的
(2)委託された個人情報は、情報処理サービスを業として行うために下記を主な理由・目的として取扱います。
  1. データ入力業務
  2. 各種帳票・印刷物作成業務
  3. その他委託されたデータ処理業務等

ただし、次のような場合には、利用目的の提示を省略させていただくことがございます。

2.個人情報の管理について

弊社は、個人情報の漏洩、改ざん、紛失、および目的外の利用を防止するために、関係する法令、指針・ガイドラインおよび弊社内部規則に従い、適切なセキュリティを施した環境で個人情報を厳重に管理いたします。
また、個人情報の適切な取扱いについて、従業員に対し必要な教育・啓発活動を行ないます。

3.個人情報の利用について

弊社は、次の場合を除き、利用目的以外には個人情報を利用いたしません。

  1. ご本人の同意がある場合
  2. ご本人を識別できない状態(統計資料等)で利用する場合
  3. 利用目的以外のために利用することが、関係する法令または指針・ガイドラインにより認められている場合

4.個人情報の第三者への開示について

弊社は、次の場合を除き、個人情報をいかなる第三者にも開示いたしません。

  1. ご本人の同意がある場合
  2. ご本人を識別できない状態(統計資料等)で開示する場合
  3. 弊社に対して機密保持義務を負っている代理店、業務委託先等(以下、ビジネスパートナーと総称します)に対し、利用目的を遂行するために必要な範囲において開示する場合
  4. ご本人からのお問い合わせ、資料請求等の内容から、弊社のビジネスパートナーから回答することが適切であると合理的に判断される場合で、当該ビジネスパートナーに開示する場合
  5. 商品のご購入や有料サービスのご利用等に係るお支払いに際し、クレジット決済のため金融機関等に個人情報を開示する必要がある場合
  6. 弊社の一部の事業体が他社に承継される場合(承継先においても個人情報の漏洩、目的外の利用等がないよう、可能な範囲で努めるものとします)
  7. 関係する法令または指針・ガイドラインにより、第三者への開示が認められている場合
  8. 司法または行政機関等から、法令にもとづき開示または提出を命じられた場合
  9. 富士ゼロックスシステムサービスとその親会社、または子会社同士の間で、利用目的を遂行するために必要な範囲において個人情報を開示・共有する場合

5.個人情報の開示等の手続き

  1. 個人情報の開示等の内容

    個人情報の開示等の内容は以下のとおりです。

    A. 弊社が保有する個人情報の利用目的の通知(有料)

    B. 弊社が保有する個人情報の開示(有料)

    C. 弊社が保有する個人情報の内容の訂正、追加または削除

    D. 弊社が保有する個人情報の利用の停止または消去

    E. 弊社が保有する個人情報の第三者への提供の停止

    弊社は、個人情報の開示等にあたりましても、手続きに万全を期し、個人情報の誤った開示、ひいては個人情報の漏洩等にならないよう、ご本人であることの確認(請求された方がご本人以外の場合には、正当な代理権限を有する代理人であることの確認)をさせていただいたうえで、ご対応させていただきます。
    また、上記開示等の内容のうち(有料)と記載のある一部のご請求につきましては、弊社所定の手数料(詳細は5-4をご参照下さい)をお支払いいただきます。

    ※上記D「弊社が保有する個人情報の利用の停止または消去」のご請求に伴い、弊社が当該個人情報を利用できなくなった結果、当該ご本人のご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがありますが、予めご了承ください。

  2. 個人情報開示等請求書

    弊社所定の個人情報開示等請求書は、弊社ウェブサイトまたは郵送により交付させていただきます。なお、郵送をご希望される方は、「個人情報開示等請求書の交付をご希望される旨」およびご希望される方の氏名・住所を記載のうえ、郵便ハガキによりお申し込み下さい。

    ・弊社ウェブサイト
    個人情報開示等請求書のダウンロードはこちら
    ▲右クリックし、「対象をファイルに保存」を選択してください

    ・郵送
    〒101-0054
    東京都千代田区神田錦町3-7-1 興和一橋ビル 5F
    富士ゼロックスシステムサービス株式会社 個人情報受付窓口

  3. ご本人およびお申し出いただいた方がご本人であることを確認するために必要な書類2点の写し

    自動車運転免許証、健康保険証、年金手帳、印鑑登録証明書、パスポート等

    ※お申し出いただく方がご本人以外の場合は、さらに次の書類も同封してください。

    • 個人情報の開示等をご希望される方が未成年者または成年被後見人の場合はその法定代理人: 戸籍謄本または成年後見登記事項証明書など、法定代理権があることを確認できる書類
    • 個人情報の開示等をご希望される方が当該手続きを行うことにつき委任した代理人: 委任状などの代理権があることを確認できる書類
  4. 手数料

    個人情報の開示等のうち有料となるお手続きをご請求される場合は、1件につき1,000円の手数料を頂戴いたします。1,000円分の郵便切手または郵便為替を個人情報開示等請求書に同封して下さい。なお、郵便為替の場合は、郵便局所定の手数料が別途かかります。

    ※手数料が過剰であった場合でも、差額は返却いたしません。手数料が同封されていなかった場合や不足していた場合は、その旨ご連絡申し上げますが、弊社からのご連絡申し上げた後2週間を経過してもお支払いがない場合は、開示等を行わないことと決定し、手数料は返却いたしません。

  5. 開示等のご請求先

    開示等のご請求をされる場合は、上記いずれかの方法により取得された個人情報開示等請求書に必要事項をご記入いただき、必要な書類および手数料を同封のうえ、郵便(書留、簡易書留、配達記録郵便など、配達の記録が残る方法)により下記宛にご請求ください。

    ■開示等のご請求先
    〒101-0054
    東京都千代田区神田錦町3-7-1 興和一橋ビル 5F
    富士ゼロックスシステムサービス株式会社 個人情報受付窓口

    • この方法によらない開示等のご請求(弊社に直接お越しいただいた場合も含みます)には応じられませんのでご了承ください。
    • 個人情報開示等請求書の記載に不備があった場合、ご本人であることが確認できない場合(請求された方がご本人以外の場合には、正当な代理権限を有している代理人であることが確認できない場合)は、その旨ご連絡申し上げ、再請求のご案内をさせていただきますが、弊社からの連絡後2週間を経過しても再度のご請求が確認できない場合は、開示等のご請求がなかったものとして取り扱わせていただき、手数料もご返却いたしませんのでご了承ください。
  6. 開示等のご請求の結果の通知方法

    個人情報開示等請求書に記載されたご本人(請求された方がご本人以外の場合には、正当な代理権限を有している代理人)の氏名および住所宛に、郵便(書留、簡易書留、配達記録郵便など、配達の記録が残る方法)により通知いたします。また、開示等を行わない場合(詳細は5-8を参照下さい)に該当する場合は、その理由を付記して通知させていただきます。なお、通知までに日数を要することがありますが、予めご了承ください。

  7. 個人情報の開示等のご請求により弊社が取得した個人情報の利用目的

    個人情報の開示等のご請求により弊社が取得した個人情報は、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用いたします。また、ご提出いただいた書類は、手続き完了後速やかに適正に廃棄いたします(ご返却いたしません)。

  8. 開示等を行わない場合

    次のいずれかに該当する場合は開示等を行わない場合が有ります。また、(詳細は5-6を参照下さい)手数料は返却いたしません。

    A.利用目的の通知

    • a.利用目的が明らかな場合
    • b. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
    • c. 会社の権利または正当な利益を害する恐れがある場合
    • d. 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
    • e. 請求に係る個人情報が存在しない場合
    • f. 請求者が所定の手数料を支払わない場合

    B.開示

    • a. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
    • b. 会社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
    • c. 他の法令に違反することとなる場合
    • d. 他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
    • e. 請求に係る個人情報が存在しない場合
    • f. 請求者が所定の手数料を支払わない場合

    C.訂正、追加または削除

    • a. 個人情報の内容が事実であった場合
    • b. 他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
    • c. 利用目的から見て訂正等が必要でない場合

    D.利用の停止または消去

    • a. あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲内で取り扱っている場合(違反を是正するために必要な限度を超える場合を含む)
    • b. 適正な方法で取得している場合(違反を是正するために必要な限度を超える場合を含む)
    • c. 多額の費用を要する等、利用の停止または消去を行うことが困難な場合(本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとります。)
  9. 第三者への提供

    次のいずれかに該当する場合は第三者への提供を行います。また、(詳細は5-6を参照下さい)手数料は返却いたしません。

    A.あらかじめ本人の同意を得て提供している場合

    B.法令に基づく場合

    C.人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

    D.公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

    E.国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

    F.多額の費用を要する等、第三者への提供の停止を行うことが困難な場合はこの限りではない。(本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとります。)

6.個人情報に関するお問合せ・苦情等の受付窓口

弊社が取得した個人情報に関するお問い合わせ・苦情等につきましては、お問い合わせフォームによりお申し出ください。

7.ウェブサイトにおける個人情報等の取扱いについて

  1. クッキー(Cookie)、ウェブビーコンおよびIPアドレスの利用について
    弊社は、弊社が運営するウェブサイトにおいて、クッキー(Cookie)、ウェブビーコンおよびIPアドレスを次の目的で使用することがあります。

    A. サーバーで発生した障害や問題の原因を突き止め解決するため

    B. ウェブサイトや電子メール等の内容を改良するため

    C. ウェブサイトや電子メール等の内容を個々の利用者向けにカスタマイズするため

    D. あらかじめ個人情報を登録していただく会員制サービスにおいて、ご本人の閲覧履歴やアンケート結果などをマーケティング活動に利用させていただくため

    E. 個人を特定できない状態で統計資料として利用するため

    ご本人は、インターネット閲覧ソフト(以下、ブラウザーといいます)の設定でクッキー(Cookie)の受取りを拒否することにより、弊社によるクッキー(Cookie)およびウェブビーコンの利用を拒否することができます。ただし、その場合には、カスタマイズ機能等一部の機能が使用できないなどの制約が生じることがあります。
  2. SSL(Secure Sockets Layer)について
    弊社は、弊社が運営するウェブサイトを通じてご本人から個人情報をご提供いただく際は、通信途上における第三者の盗聴等を防止するため、SSL(Secure Sockets Layer)による暗号化またはこれに準ずるセキュリティ技術を使用します。
    ただし、ご本人のコンピューター環境により、まれにこれらの技術をご利用いただけない場合がございます。その場合には、通信途上における安全性が確保できない旨の表示をいたします。
  3. 個別の利用規約等について
    弊社が運営するウェブサイトの利用規約等において、本プライバシーポリシーと異なる特段の定めがある場合には、当該利用規約等を優先して適用させていただきます。
  4. 弊社サイトからのリンク先について
    弊社のウェブサイトには、弊社以外のウェブサイトへのリンクが含まれている場合があります。
    リンク先の選定に際しては十分注意を払っておりますが、弊社は、弊社以外のウェブサイトにおける個人情報の保護およびコンテンツに関して責任を負うことはできません。

8.特定個人情報等の取扱いについて

※「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(マイナンバー法)に定める個人番号および個人番号をその内容に含む個人情報をいいます。

9.関係法令等の遵守について

弊社は、上記8.のほか、個人情報に関して適用される法令および弊社が定めた内部規則を遵守いたします。

関係する法令、指針・ガイドライン、または弊社内部規則等の変更に伴い、本プライバシーポリシーを改訂する場合がございますので、定期的にご確認することをお薦めいたします。

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