ホーム > ソリューション > 建設・不動産向けソリューション > 「e-文書法」活用 フロントオフィス業務文書運用ソリューション

「e-文書法」活用 フロントオフィス業務文書運用ソリューション

契約・申し込み・注文手続きなどの窓口・フロントオフィス業務における文書運用・管理の効率化

「e-文書法」運用規定の改正と活用

従来、取引先と交わす契約書などの文書は「e-文書法(電子帳簿保存法)」の規定により紙での保管義務がありましたが、2015年9月末の運用規定改正によって、電子保存が可能になり、電子化できる文書の範囲が広がりました。

「e-文書法(電子帳簿保存法)」の運用規定改正のポイント

  • 領収書や契約書のスキャナー保存における金額上限(3万円未満)を廃止。
  • 電子署名が不要に。ただし、「相互牽制体制」を持つ。
  • 「大きさ情報」の保存が不要に。一部書類でグレースケール保存が許容に。

弊社では、この運用規定改正に合わせて、これまで培った文書管理や業務運用オペレーションのノウハウを活かし、文書電子化を機軸とした業務全体の効率化ソリューションをご提案いたします。

従来からの経理部門で対応する税務関係書類のみならず、紙書類や電子データで大量の情報を受け取る営業などのフロントオフィス部門で効果を発揮いたします。

お客様の課題

フロントオフィス業務において、大量の文書の受け取りが起因となり、次の課題が発生しております。

課題から見えるお客様の状況

受け取る文書が大量で社内業務の効率化を阻害している

依頼元(様々なインプット) - 受取(契約情報 受け取る紙が多い・紙以外に電子もある 対応が属人的になる 注文情報) - フロント・営業(情報受付 電子化できない書類が大量にある 保存した情報が共有されない) - 処理(拠点への配送に時間がかかる 承認申請のため帰社しなければならない) - 社内関係部署(紙での決裁 承認は紙でのやりとりが不可欠) - 承認 - 依頼元・委託先(紙での発行 請求書・領収書 注文書) - 実行

解決の方法と導入効果

お客様の業務プロセスをしっかりと理解させていただいたうえで、「文書 受付・割り振り」「文書 保存」「文書 配信」の業務運用BPO導入によって次の効果をもたらし、フロントオフィス業務の効率化を実現いたします。

ソリューション導入の価値

価値がもたらす効果

顧客満足度の向上

作業効率の向上

オフィス効率の向上

ソリューション適用後

特に、ビルマネジメント業やマンション管理業などにおける、フロントオフィス部門が大量の情報を受け取る業務に効果を発揮いたします。

依頼元(様々なインプット) - 受取(契約情報 情報受付 注文情報) - フロント・営業(内容確認 集中電子化 振り分け 電子保存) - 処理 - 社内関係部署(電子承認 共有・利活用) - 承認 - 依頼元・委託先(紙でも電子でも可能 請求書・領収書 注文書) - 実行

ソリューションメニュー

業務運用BPO:文書 受付・割り振り

フロントオフィス部門に集まる 文書(契約、受発注関連など)を集約整理いたします。

※ 紙、FAXなどからの情報の電子化、メールやウェブなどからの電子情報の受付を集約整理。

整理した情報は、基本内容を確認した後、各部門の業務システムへと配送いたします。
各部門は、これらの電子情報を利用して業務運用を行うことが可能になります。

業務運用BPO:文書 保存

各業務に関わる文書(電子情報)を保存いたします。業務文書の適切な保存を行うことで、情報の活用を促進いたします。

業務運用BPO:文書 配信

請求、領収などの書面発行業務に対応いたします。
また、電子契約を導入することで、これまで電子運用できなかった業務範囲に対応いたします。

運用支援 『文書 受付・割り振り』 専任担当者による集中受付(スキャニング、入力などの電子化作業) 基本内容の確認と不備の差し戻し ルールに基づき業務システムへ配送 『文書 保存』 電子情報のアーカイブサーバーへの登録(タイムスタンプなど諸機能) 棚卸しの実行(不要な情報廃棄、保存期間確認) 『文書 配信』電子承認された請求/注文情報などの出力、配送 請求/注文情報の電子配信 *電子契約の導入/運用もご支援します

電子化導入コンサルティング

「業務運用BPO」に向けて、お客様の抱えている課題とその解決策をコンサルテーションにより明確にし、業務運用設計、システム提案、そして専門性を持った人材選定など、フロントオフィス業務における文書運用・管理の効率化実現に向けたお手伝いをいたします。
文書電子化に関するご相談も承ります。

導入支援 『電子化導入コンサルティング』 文書/業務運用に関する調査 課題特定と解決案のご提案 解決案を踏まえた導入計画のご提案 導入計画の実行支援 「人的/技術的要素の選定/調達支援」「電子承認フロー構築支援」「運用ルールの周知/教育支援」「税務署対応など諸手続の実行支援」など

お問い合わせ

ソリューションに関するお問い合わせはこちらから。

お問い合わせ

お問い合わせはこちらをご覧ください。

お問い合わせ