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ライフサイクルレコードマネジメントシステム(LCRMS)

「ほしい文書が見つからない…」
文書・規程管理システムの不満を解決
移行作業の手間を解消

文書・規程管理システムを導入して、既存データや書類をきれいに整理整頓できた!
…はずが、目当ての書類がすぐに見つけられないとメリットは激減します。
しかも、契約書などは従来のタイトルや日付情報だけの検索機能では絞り切れず、結局時間がかかりがち…。規程なども一文書あたりの情報量が多く、必要な情報を探し出すのも大変です…。
ライフサイクルレコードマネジメントシステム(LCRMS)では、文書の属性情報に加え本文による検索もでき、検索精度が飛躍的にアップします。見出し検索などの機能も使えば、より細やかな検索が可能に。ほしい文書、探したい箇所が一発検索で見つかります。また、移行作業も手間なくスピーディーに行えます。

お客様の課題

契約書管理における課題の例

規程・マニュアル類の管理における課題の例

通達類の管理における課題の例

解決の方法

文書のライフサイクルと文書体系管理
文書には「作成・改訂」から「承認」「検索・利活用」「廃棄」といった一連のライフサイクルが存在します。一般的に、文書管理システムでは、文書を登録・保存するストレージ、文書の承認履歴を残すためのワークフロー、タイトルや属性情報での検索機能など、文書のライフサイクルを管理するための機能を備えています。
一方で、膨大な数の文書を効率的に管理・運用するためには、文書個別のライフサイクルを管理するだけでなく、文書全体を体系的に管理することが不可欠です。富士ゼロックスシステムサービスが提供する文書・規程管理システム「ライフサイクルレコードマネジメントシステム(LCRMS)」は、「業務分類などの体系・属性情報の管理」「本文や属性情報を活用した検索」などの機能を搭載。運用におけるメリットのみならず、文書を用いる業務改善の基盤づくりをお手伝いさせていただきます。

「自己責任運営」強化ツール
「ライフサイクルレコードマネジメントシステム(LCRMS)」は、規程・マニュアルの管理、公開においてお客様が抱える課題の解決に向けてさまざまな機能を搭載。事務リスクを軽減し、社会からの信頼性を高めるための「自己責任運営」強化ツールとして、事務規程・マニュアルや各種社内規程、通達の管理・閲覧を容易にするための仕組みをご提供いたします。

システム概要図

[登録・改訂]ポータル・認証→電子ファイル:マニュアル、通達、契約書、提案書等(Microsoft® Office、動画、静止画、音声) 紙文書:図面、契約書等→ワークフロー:文書の登録・改訂・削除、通達発行・取消の起案について、
承認・合議・確認等を行う。(申請→承認・合議・確認等→発行) [利活用]文書管理:管理項目(バージョン、関連文書、原本保管場所、保存期間(日数)、添付ファイル、属性 など) iPadでの文書閲覧 オプション:公開文書管理・閲覧(
見出し自動抽出、バインダー、リンク機能など) 通達文書管理 (通達閲覧検索、閲覧/報告状況確認機能など)→[アーカイブ・廃棄]アーカイブ・廃棄

特長

本文や属性情報を活用した検索

キーワードをもとにしたタイトル・本文検索のほか、各種日付、原本保管場所などの文書属性を検索条件に指定することが可能です。必要な文書へのアクセスが容易に行えます。また頻繁に利用する検索条件は「お気に入り」に登録して、検索条件を呼び出すことも可能です。

詳細検索画面
簡易検索画面

ツリー階層/属性別の文書表示

文書はキャビネットと呼ばれる単位で管理します。ツリー階層でのフォルダー表示や、属性別のクロス集計表示にて文書を管理可能です。登録された文書は、改訂における版管理や保存期限、属性情報等の設定が可能です。また、フォルダー毎にアクセス権を設定し、閲覧や編集権限を設定することが可能です。

承認ワークフロー

承認・合議・確認等、文書管理に必要な承認機能を搭載しています。フォルダー毎に異なるワークフローを設定できるほか、リマインド・メールなどの通知にも対応しています。

改訂を支援する各種機能

全ての版を一元管理し、システム側でバージョン管理を行います。またチェックアウトによる同時編集の防止や、格納先・リンク設定情報等を記載したリスト出力機能など、改訂作業を支援する各種機能を搭載しています。

LCRMS 文書(チェックアウト中) 編集中 同時編集不可

タブレット対応

iPad閲覧に適した専用のユーザーインターフェイスを搭載しています。会議体や外出先での文書閲覧等に活用可能です。

公開文書管理

規程やマニュアル類の管理・公開に特化したオプションです。テキスト情報から自動で章・節・項といった見出し情報を抽出・生成する「見出し自動抽出」や、関連文書へのリンク設定、複数文書をまとめて閲覧させるバインダー機能等を搭載しています。公開期日の指定も可能です。WordやExcel等で作成した規程の原本を有効活用しながら、ユーザーが見やすく公開させることが可能です。

通達文書管理

通達文書の管理・公開に特化したオプションです。LCRMS登録文書とのリンクや各種検索機能のほか、各ユーザーの閲覧・報告状況を一覧で確認できる機能等を搭載しており、発信した通達の管理も実施できます。

システム仕様

機能仕様

項目 内容
全文検索対象コンテンツ Microsoft® Office文書(注1)、PDF(注2)、DocuWorks
サムネイル表示対象コンテンツ Microsoft® Office文書、PDF(注2)、DocuWorks、画像ファイル(jpeg、png、bmp)
タブレット(iPad)表示対象コンテンツ 公開キャビネットに格納されているファイル
通常キャビネットに格納されているファイルはPDFのみ(コンテンツのPDF変換対応が必要)

動作環境

サーバー

項目 内容
メモリー 4GB 以上 推奨8GB以上
CPU Xeon® 5000系以上
HDD 32GB以上
サーバーOS Microsoft® Windows Server2008 [ServicePack2] 注3
Microsoft® Windows Server2008 R2 注3
Microsoft® Windows Server2012 注3
Microsoft® Windows Server2012 R2 注3
  • 注記 いずれも日本語版OSのみ対応
必要ソフトウェア Microsoft® Office2007 / 2010 / 2013 / 2016 注4
Fuji Xerox DocuWorks7.3 / 8 注5

クライアントPC

項目 内容
メモリー 1GB 以上
CPU 1.0GHz 以上
HDD 20GB以上
解像度 1280×1024以上 注6
OS/ウェブブラウザーの組み合わせ Microsoft® Windows 7 / Windows Internet Explorer 11 注7
Microsoft® Windows 8.1 / Windows Internet Explorer 11 注7
Microsoft® Windows 10 / Windows Internet Explorer 11 注7
  • 注記 いずれも日本語版OSのみ対応
必要ソフトウェア Microsoft® Silverlight 5.0 以降 注8

クライアントタブレット(iPad)

項目 内容
OS iOS10
ウェブブラウザー iOS10 標準Safari

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