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院内文書管理支援ソリューション

院内に散在しているマニュアル・手順書・事務文書などの管理と
共有に関わるさまざまな業務課題を解決いたします

お客様の課題

病院経営者の視点

医療安全管理者の視点

文書閲覧者・管理者の視点

システム管理者の視点

解決の方法

院内に存在する業務マニュアルや手順書、会議体の資料や外部文書などの情報は、単に法令順守の役割だけでなく、病院組織の機能を可視化し、病院マネジメントをサポートする重要な資源となります。
各文書の持つ役割、目的に応じて適切な活用がなされるよう、体系を構築し統合的に管理をすることで、「文書を一元的に管理する仕組みづくり」を実現いたします。

目的:院内における一般文書(レコード)のあるべき姿を実現するために『管理の視点』と『活用の視点』の両面から効率化を図る

1.現状把握と課題抽出を通じたガイドラインの策定 2.情報を管理・集約する仕組みと環境の構築 3.管理、共有が継続的に適正運用できる体制の確立

[導入支援]現状把握〜文書管理体系の設計に関わる業務支援 現状把握・業務可視化:院内の文書の保管、活用状況を確認し、文書の取り扱いに関する業務を可視化。現状の問題点を洗い出します。 文書管理体系の構築:どのような目的で文書を管理するのか、現状の分析結果と照らし合わせ、適切な管理方法・管理体系を構築。 [システム構築]文書管理業務システムの主な機能 文書管理機能:文書等を格納するフォルダーの管理や、履歴を管理。文書の検索、登録から修正・廃棄といったライフサイクル管理を実現。 ワークフロー:文書の登録・改訂・削除等の“文書の登録・変更を起点”に、承認のワークフローを組むことが可能。合議、確認などのステップにも対応。 通達機能:厚生局通達等の外部文書や院長通達など、回覧が必要な文書を一斉配信し、その既読・未読を管理することが可能。 [運用支援]文書管理業務 運用支援(BPOサービス) 利用システムの保守・サポート

文書管理ツールのご提案だけではなく、上流工程(現状把握)から下流工程(運用支援)まであるべき姿の実現(目的達成)に向けて、お客様のニーズに応じたご提案をいたします

サービスの特長

特長1 文書管理の院内推進をトータル支援 文書管理を行いたいが、どこから手をつけてよいかわからないというケースは少なくありません。文書の洗い出し作業から適切な運用方法の提案、運用の支援まで、フルプロセスをご支援いたします。
特長2 第三者認証機関の認証基準への対応 JCI・病院機能評価において、「文書の適切な管理と実施」は評価項目として明記されております。サービス提供を通じて、院内文書の一元管理化をご支援いたします。
特長3 医療現場の方が利用しやすい文書管理システム 文書の登録から承認・公開、そして閲覧まで、文書の管理と活用を簡単に行うことができます。特別な知識を必要とせずに、定められたルールに沿った運用が可能となります。

導入効果

文書管理の導入における期待効果

⇒組織ガバナンスの強化、業務品質改善につながる組織基盤の構築

システム導入による期待効果

⇒文書検索における操作性・利便性の向上、管理業務の効率化

文書管理・組織管理を通じ、医療の質の向上につながる基盤の構築をご支援いたします

サービス導入事例

所在地:熊本市南区近見5丁目3番1号 病床数:400床 診療科:19科(標榜科) 全職員数:1,832名 医師数:138名(初期・後期研修医除く) 事務スタッフ:293名(医療ソーシャルワーカー含む) ※2015年度

文書を適切に管理することで
医療の質の向上につなげていきたい

済生会熊本病院様は、「医療を通じて地域社会に貢献します」の理念のもと、救急医療をはじめ高度医療、地域医療と予防医学、そして医療人の育成に尽力されています。また、国際的医療機能評価である「JCI(Joint Commission International)」の認証を2013年に取得し、国際水準の医療提供と安全性のさらなる向上へ向けた取り組みを続けられ、『日経ビジネス』(2015年6月号)では病院経営力ランキングで全国1位に評価されました。
こうした先進的な取り組みのなかで、JCIの受審をきっかけに院内文書の管理について見直しを実施し、より適切な管理の実現を目指し、文書管理システムを導入されました。そこで、従来の文書管理における課題やご検討の経緯、将来への期待を伺いました。

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