完成図書閲覧検索支援サービス

図書の閲覧や利活用をサポート
保管から廃棄までの文書ライフサイクルをお客様に代わってマネジメント致します

お客様の課題

  • 紙で保管している文書が多く、管理が煩雑である。
  • オフィス内に書類・ファイルが多く、業務スペースを圧迫している。
  • 文書の保管が個人単位で行われており、共有化が図れていない。
  • 見たい書類がどこにあるか管理されておらず、探すのに時間がかかる。
  • 使用しない書類が廃棄されず長年残ったままになっている。

解決の方法

お客様の業務の中で発生する各種文書を一括管理し、廃棄までの利活用をサポートするサービスです。
個々の文書の閲覧制限や保存期間などの特性を考慮し、適切な文書管理をお手伝いいたします。
また、文書の電子化・データベース管理を紙文書の物理的管理を併せて行うことにより、
効率的な文書管理環境の構築に貢献いたします。

文書作成部門 設計 営業 見積・調達 施工 施設管理 設計図、図面仕様書 検査記録 打合せ記録 写真 ・・・など 文書移管 富士ゼロックスシステムサービス(オンサイト)・文書タイトル・属性、保存期間などの情報を文書管理用DBで一元管理 文書管理用 データベース     ・文書分類や量などに応じて効率的な配架場所を策定 文書配架     文書検索 受付 文書閲覧・貸出 部門A 部門B 部門C 電子化 (保存年限到来) 文書廃棄 ※お客様敷地内に保管場所の確保が必要です

導入効果

  • 文書を一元集中管理することにより、他(多)部門との共有が容易になります。
  • データベースに蓄積した文書属性情報を利用し、スピーディーな貸出・閲覧対応をいたします。
  • オフィスで保存する文書を必要最低限なものとすることで、執務スペースの改善を図れます。
  • 予め決められた保存年限に基づいて、廃棄処理の対応をいたします。

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