文書管理で
「医療の質」向上

どうやって体系化すれば?

ルールはどう定めればいい?

導入・推進において途中で頓挫してしまうケースも…

もしかすると、文書管理が
うまく機能していないかもしれません!

文書管理は業務管理そのものなのです!

業務分掌規程、組織運用規程、外来予約手順書、検体検査受付手順書、患者確認手順書、注射器取扱いマニュアル、
クリニカルパス、各種手技、採血方法、注射ワークシート、リハビリ依頼箋、etc…
重複・散在した文書はありませんか?

組織的に文書管理を進めるための
取り組みをご支援します

POINT

文書を体系的に
管理するためのノウハウ

POINT

文書管理を導入する
作業・運用支援

体系管理・一元管理のための文書管理システム

導入作業や運用まで
しっかりフォロー。だから安心。

導入・推進に必要な運用・管理・作業をサポートいたします。

ノウハウ

QMS-H研究会

  • マネジメントシステムの研究基盤
  • 文書管理を組織的に導入・推進するための方法論
  • 文書体系管理のノウハウ
支援

富士ゼロックスシステムサービス

  • 文書管理の導入をサポートする体制
  • 一元管理を実現する文書管理システム
  • 運用を支援するサービス

ノウハウと実現手段を組み合わせ
業務改善につながる文書管理のサービス構築を実現します。

  • 注記 QMS-H研究会
    富士ゼロックスシステムサービスはQMS-H研究会と共同研究を通じて、本ソリューションの推進ステップやツールの開発を進めております。QMS-H研究会(http://qms-h.org/)は『組織的に医療の質向上』を進めるための方法論の確立を目指し、大学研究者、ならびに参画する医療機関が共同して安心・安全な質の高い医療を提供するためのツール開発や、仕組みづくりを行っています。

専門家コラム

金子雅明氏
東海大学 情報通信学部
経営システム工学科
准教授

文書管理の考え方と導入・推進の方法    文書管理とは何か、なぜ今重要なのか

詳しく見る

早稲田大学理工学研究科の博士(工学)を取得。同大学創造理工学部経営システム工学科助手、青山学院大学理工学部経営システム工学科助教、東海大学情報通信学部経営システム工学科専任講師(品質管理)を経て、2017年より現職。専門分野は品質管理・TQM、医療の質・安全保証、BCMS。

田中宏明氏
地方独立行政法人
明石市立市民病院
品質管理室 室長

病院全体で文書管理を進めていくための方策    組織管理の必要性と導入・推進ステップについて

詳しく見る

近畿大学大学院薬学研究科修了。医療法人医誠会城東中央病院薬剤科に入職後、2006年よりTQM推進室。大阪大学医学部附属病院中央クオリティマネジメント部を経て、2017年より現職。専門はプロセス管理、文書管理。

なぜ標準化・業務改善に文書管理が必要なの?

院内に存在する業務マニュアルや手順書、技術標準などの情報は病院組織や各職種の業務を可視化し、病院マネジメントをサポートする重要な資源です。文書を管理することはすなわち業務を管理することであり、業務の標準化の第一歩となります。

文書管理

病院組織や各職種の業務資料

業務マニュアルや手順書、技術標準などの情報

院内の文書管理を体系化・ルール化

各文書の持つ役割、目的に応じて、体系を構築し統合的に管理

業務管理

導入までにどれくらいの期間がかかりますか?

約半年です注1
お客様独自で取り組まれた場合に大きく負荷のかかる「文書収集」や「文書マスタ作成」といった作業も、文書一覧作成を支援する独自ツールの活用等によりお客 様の作業負荷を軽減し、効率的な導入支援を行います。
そのため約半年の期間で導入することが可能です。

  • 注1 要件等により、導入にかかる期間は多少前後いたします。

承認や運用ルール等はどうやって定めたらよいですか?運用改善はどうしたら?

これまでのノウハウを活かした運用・承認に関する雛形文書の提示や、システムでの実現方式のご提案など、文書管理規程や運用・承認ルール策定においても、検討のお手伝いをさせて頂きます。
また導入後の運用改善フェーズにおいても、定期的にご提案させて頂く運用支援メニューもご用意しておりますのでご安心ください。

まずはご相談ください。
"ノウハウ"と"フォロー体制"が私たちの強みです。

外部動向

第三者評価において、文書管理に求められる要件はより具体的になってきています。

文書管理に関する方針を明確にし、組織として管理する仕組みがある
(病院機能評価 3rd G Ver.2.0 4.1.5 より一部抜粋)

文書化した情報を作成及び更新する際、組織は、次の事項を確実にしなければならない。(中略)
c) 適切性及び妥当性に関する、適切なレビュー及び承認
(ISO9001:2015  7.5.2作成及び更新 より一部抜粋)

導入したお客様の現場からの声

類似文書の統廃合・標準化の動き(声)がうまれました

もっと早くこの仕組みを取り入れてほしかった

職員が標準手順で業務を行うことができるようになった

文書の整理、整頓ができ、可視化にも繋がった

電子管理したことで紙運用が減り、事務局の負担も減った

第三者からのチェックが有効になりました

文書の体系化こそが業務の体系化!
現状把握から運用までトータルでサポートします。

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