窓口改善ソリューション

住民サービスの向上と事務手続きの効率化を同時に実現

地方公共団体の職員数は平成6年をピークに減少に転じており、平成30年時点では約55万人が減少しています。(引用:総務省公表 平成30年地方公共団体定員管理調査結果)。
一方、外国人法改正や番号法の施行など法整備に伴って新たな業務や手続きが増加しており、窓口業務の職員負担は年々大きくなっています。また、2019年5月に可決・成立した「デジタル手続法案」では、ICTを活用した利用者中心の行政サービスが定義されました。
こうした環境の中、地方公共団体においては限られた職員数で行政サービスを維持・向上していく必要があり、人手に代わる新たな仕組みを構築することが課題となっています。このような背景を踏まえ富士ゼロックスシステムサービスでは、住民サービスの向上と職員負担の軽減を実現するための窓口改善ソリューションをご提案させていただきます。
 

異動受付支援システム

OCRを活用した住民異動届の作成支援により「書かせない窓口」を実現

お客様の課題

住民の皆様にとって、行政手続きに必要な届書や申請書の記入は面倒な作業です。特に複数の申請が必要な場合は、同じ情報を何度も記入する必要があり手間も時間もかかります。一方、申請内容を確認する職員様においては、手書き文字の判読や書き間違いの補正などを行う必要があり1件の処理に時間を要しています。

解決の方法

「異動受付支援システム」は、転出証明書の印字項目をOCRで読み込みテキストデータ化することで、住民の皆様に書かせることなく、システム上で住民異動届を作成することが可能です。住民の皆様は、届出内容を確認して電子サインするだけの簡素化された手続きになり、職員様は手書きされた異動届の確認や修正に要する手間がなくなります。作成した異動届データは、その他の手続きにも活用することができるため、複数の手続きが必要な場合は更なる効果が期待できます。また、異動届をデータで保存・管理することにより、過去の異動届の問い合わせ時においてもスピーディーな対応が可能になります。

OCRの読み込み処理は転出証明書だけではなく、さまざまな帳票に対応しています。特例転入の場合は統合端末から出力される転出証明確認書、外国人の国外転入では在留カードを読み取ることが可能です。また、転居・転出など転入以外の異動届の作成も可能です。

運用イメージ

導入効果

  1. 行政サービスの質向上

    住民異動届(転入・転居・転出)をシステムで作成するので、住民の皆様は届出内容を確認して電子サインするだけ。従来の手書きでの異動届記入の負荷が解消され、待ち時間も軽減されます。

  2. 職員様の事務効率向上

    転出証明書・在留カードなどの各種書類の文字を読み取りデータ化した情報を活用し、住民異動届を作成するため、従来手間がかかっていた手書き文字の判読と記入漏れや書き間違いなどによる補記手間を軽減。さらには、他自治体からの照会依頼時など過去の届書検索に係る時間の削減効果が期待できます。

【モデルケース】
手続き内容:転入届(単身世帯)
      転入届受付後住民票の写し、印鑑登録、印鑑登録証明の手続き

      注:一般的な業務フローに基づく、当社の窓口業務委託経験者によるシミュレーション結果
 

申請書作成支援システム

マイナンバーや運転免許証を活用し、複数の申請書に自動印字することで事務負担を軽減

マイナンバーカードに格納されている4情報(氏名・住所・生年月日・性別)や運転免許証に格納されている3情報(氏名・住所・生年月日)を複数の申請書に自動印字することができるシステムです。住民サービスの向上や事務負担の軽減を実現します。

サービスご提供イメージ

利用シーン:記載台での申請書記入 受付窓口での申請書記入 支所・出先機関での申請書記入 操作イメージ:Step①申請内容選択 Step②カード選択、照合番号など入力(マイナンバーカード 照合番号B(14桁)・運転免許証 第1暗証番号(4桁)) Step③カード読取り Step④申請書出力

導入の効果

  1. 申請者の記入負担の軽減

    複数の手続きが必要な場合でも、同じ情報を何度も書く必要がありません。申請書記入の負担を軽減し、スムーズな申請書作成を実現します。

  2. 受付事務の負担軽減

    申請書に自動印字されるため、手書き文字で発生しやすい氏名や住所などの確認や修正作業といった事務負担を軽減します。

  3. マイナンバーカードの取得促進

    マイナンバーカードの利用機会を増やすことで、マイナンバーカードの取得促進に寄与します。
     

お客様導入事例

渋谷区役所様

職員様の生産性向上による区民サービスの向上
申請書のワンライティング・電子化で作業負荷軽減

東京都渋谷区役所様では、区民の利便性向上と職員の生産性向上を目的として当社の異動受付支援システムを導入されました。2019年2月6日(水)当社開催の「自治体窓口業務改善事例セミナー2019 in 渋谷」において、渋谷区様に異動受付支援システムの導入経緯や検討のポイント、今後期待することなどをご講演いただきました。その内容をご紹介いたします。
 

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